Thủ tục rút hồ sơ gốc xe ô tô là bước quan trọng trong quá trình chuyển quyền sở hữu hoặc chuyển địa điểm đăng ký xe. Bài viết này hướng dẫn chi tiết quy trình thực hiện theo quy định mới nhất 2025, giúp người dân thực hiện thủ tục nhanh chóng và chính xác.
Nội Dung
1. Thủ tục rút hồ sơ gốc xe ô tô là gì?
1.1. Khái niệm và định nghĩa
Hồ sơ gốc xe ô tô bao gồm Giấy chứng nhận đăng ký xe (bản chính), bộ biển số xe và các giấy tờ pháp lý khác liên quan đến quyền sở hữu phương tiện. Đây là những tài liệu quan trọng chứng minh tính hợp pháp và quyền sở hữu của chủ xe.
Thủ tục rút hồ sơ gốc xe ô tô là quá trình chủ xe thực hiện để thu hồi lại toàn bộ giấy tờ gốc từ cơ quan CSGT nơi đăng ký ban đầu. Thủ tục này thường được thực hiện khi chủ xe muốn chuyển quyền sở hữu, bán xe hoặc chuyển địa điểm đăng ký xe đến tỉnh/thành phố khác.
Theo quy định tại Thông tư số 15/2014/TT-BCA của Bộ Công an (được sửa đổi, bổ sung), hồ sơ gốc xe ô tô được lưu tại cơ quan đăng ký xe để quản lý và theo dõi. Việc rút hồ sơ gốc cần thực hiện đúng trình tự, thủ tục để đảm bảo tính pháp lý.
1.2. Các trường hợp cần thực hiện thủ tục rút hồ sơ gốc
Các trường hợp bắt buộc phải thực hiện thủ tục rút hồ sơ gốc xe ô tô bao gồm:
- Chuyển quyền sở hữu xe: Khi bán, tặng, cho hoặc chuyển nhượng xe cho người khác
- Chuyển địa điểm đăng ký xe: Khi chủ xe thay đổi nơi cư trú từ tỉnh này sang tỉnh khác
- Xuất khẩu xe: Khi chủ xe muốn đưa xe ra nước ngoài
- Tái đăng ký xe: Trong một số trường hợp đặc biệt cần làm lại giấy tờ xe
Ví dụ: Anh A sống tại Đồng Nai muốn bán xe cho chị B ở TP.HCM, anh A cần thực hiện thủ tục rút hồ sơ gốc tại Phòng CSGT Đồng Nai để chị B có thể làm thủ tục đăng ký sang tên tại TP.HCM.
2. Cơ sở pháp lý cho thủ tục rút hồ sơ gốc xe ô tô 2025
2.1. Văn bản pháp luật hiện hành
Thủ tục rút hồ sơ gốc xe ô tô được quy định trong các văn bản pháp luật sau:
| Văn bản pháp luật | Số hiệu | Ngày ban hành | Nội dung chính |
|---|---|---|---|
| Luật Giao thông đường bộ | 23/2008/QH12 | 13/11/2008 | Quy định chung về đăng ký xe |
| Thông tư hướng dẫn đăng ký xe | 15/2014/TT-BCA | 15/05/2014 | Chi tiết thủ tục đăng ký, rút hồ sơ |
| Nghị định về xử phạt vi phạm | 100/2019/NĐ-CP | 30/12/2019 | Xử phạt các vi phạm liên quan |
| Thông tư sửa đổi | 58/2020/TT-BCA | 11/12/2020 | Cập nhật quy trình mới |
Theo Điều 13 Thông tư 15/2014/TT-BCA, việc rút hồ sơ gốc xe được thực hiện miễn phí và có thời gian xử lý không quá 02 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
2.2. Cơ quan thực hiện thủ tục
Cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận và xử lý thủ tục rút hồ sơ gốc xe ô tô:
- Phòng Cảnh sát giao thông (CSGT) Công an tỉnh nơi xe đăng ký
- Trung tâm đăng ký xe thuộc Phòng CSGT
- Các điểm tiếp nhận do Phòng CSGT chỉ định
Tại khu vực Đồng Nai, người dân có thể thực hiện thủ tục tại Phòng CSGT Công an tỉnh Đồng Nai, địa chỉ: Số 357 Phạm Văn Thuận, P.Tam Hòa, TP.Biên Hòa, Đồng Nai.
3. Hướng dẫn thực hiện thủ tục rút hồ sơ gốc ô tô đúng quy định
3.1. Giấy tờ cần chuẩn bị
Đối với cá nhân:
| Loại giấy tờ | Số lượng | Yêu cầu |
|---|---|---|
| Đơn đề nghị rút hồ sơ gốc | 01 bản | Theo mẫu quy định |
| CMND/CCCD | 01 bản sao | Có công chứng hoặc chứng thực |
| Giấy chứng nhận đăng ký xe | 01 bản sao | Bản sao có chứng thực |
| Giấy phép lái xe | 01 bản sao | Đúng hạng xe |
| Biển số xe | Bộ đầy đủ | Nguyên bản, không hư hỏng |
Đối với tổ chức/doanh nghiệp:
- Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (bản sao có chứng thực)
- Quyết định thành lập hoặc Giấy phép đầu tư (bản sao có chứng thực)
- Văn bản ủy quyền cho người đại diện (nếu có)
- Các giấy tờ khác như cá nhân
Lưu ý quan trọng: Tất cả giấy tờ phải còn hiệu lực, rõ ràng, không tẩy xóa. Bản sao cần có chứng thực hoặc công chứng trong vòng 6 tháng.
3.2. Quy trình thực hiện chi tiết
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ và giấy tờ liên quan
- Thu thập đầy đủ giấy tờ theo danh sách yêu cầu
- Kiểm tra tính pháp lý và thời hạn hiệu lực
- Thực hiện công chứng, chứng thực các bản sao cần thiết
Bước 2: Công chứng hợp đồng mua bán xe (nếu có)
- Đối với trường hợp chuyển quyền sở hữu, cần có hợp đồng mua bán xe được công chứng
- Hợp đồng phải thể hiện rõ thông tin người bán, người mua và xe
Bước 3: Kê khai đơn đề nghị rút hồ sơ gốc
- Điền đầy đủ thông tin vào mẫu đơn theo quy định
- Nêu rõ lý do rút hồ sơ gốc
- Ký tên và ghi rõ ngày tháng
Bước 4: Nộp hồ sơ tại cơ quan có thẩm quyền
- Mang hồ sơ đến Phòng CSGT trong giờ hành chính
- Cán bộ tiếp nhận sẽ kiểm tra và đối chiếu thông tin
- Nộp phí, lệ phí (nếu có)
Bước 5: Nhận giấy hẹn và biên nhận
- Nhận biên nhận xác nhận đã nộp hồ sơ
- Ghi nhớ thời gian hẹn trả kết quả
Bước 6: Nhận hồ sơ gốc theo lịch hẹn
- Đến đúng thời gian hẹn để nhận hồ sơ gốc
- Kiểm tra đầy đủ các loại giấy tờ trước khi rời đi
3.3. Hướng dẫn kê khai đơn đề nghị rút hồ sơ gốc
Mẫu đơn đề nghị rút hồ sơ gốc (mẫu 09ĐKX) cần điền đầy đủ các thông tin:
Phần thông tin cá nhân:
- Họ và tên chủ xe
- Số CMND/CCCD và ngày cấp
- Địa chỉ thường trú hiện tại
- Số điện thoại liên hệ
Phần thông tin xe:
- Biển kiểm soát xe
- Số khung, số máy
- Nhãn hiệu, loại xe
- Năm sản xuất
Phần lý do đề nghị:
- Nêu rõ mục đích rút hồ sơ gốc
- Ghi địa điểm dự kiến đăng ký mới (nếu có)
Các lỗi thường gặp khi kê khai:
- Thiếu thông tin bắt buộc
- Số khung, số máy không chính xác
- Chữ ký không đúng với CMND/CCCD
- Ngày tháng không chính xác
4. Thời gian và lệ phí thủ tục rút hồ sơ gốc xe ô tô
4.1. Thời gian xử lý hồ sơ
Theo quy định tại Thông tư 15/2014/TT-BCA:
| Trường hợp | Thời gian xử lý | Ghi chú |
|---|---|---|
| Hồ sơ đầy đủ, hợp lệ | Không quá 02 ngày làm việc | Tính từ khi tiếp nhận hồ sơ |
| Hồ sơ thiếu, không hợp lệ | Thông báo ngay | Yêu cầu bổ sung |
| Trường hợp phức tạp | Không quá 05 ngày làm việc | Cần xác minh thêm thông tin |
Thời gian thực tế tại các địa phương:
- TP.HCM: 1-2 ngày làm việc
- Hà Nội: 1-2 ngày làm việc
- Đồng Nai: 1-2 ngày làm việc
- Các tỉnh khác: 1-3 ngày làm việc
Các yếu tố ảnh hưởng đến thời gian xử lý:
- Tính đầy đủ và chính xác của hồ sơ
- Khối lượng công việc tại cơ quan tiếp nhận
- Tình trạng kỹ thuật của hệ thống thông tin
4.2. Lệ phí thủ tục rút hồ sơ gốc
Thông tin quan trọng: Theo quy định hiện hành, thủ tục rút hồ sơ gốc xe ô tô được thực hiện MIỄN PHÍ. Điều này được quy định rõ tại Thông tư 15/2014/TT-BCA.
Các khoản phí khác liên quan:
| Loại phí | Mức phí | Đơn vị thu |
|---|---|---|
| Phí công chứng hợp đồng mua bán | 50.000 – 100.000 đồng | Phòng công chứng |
| Phí chứng thực bản sao | 5.000 – 10.000 đồng/trang | UBND xã/phường |
| Phí photo | 1.000 – 2.000 đồng/trang | Các cơ sở dịch vụ |
Lưu ý về các khoản phí:
- Không nộp bất cứ khoản phí nào cho cơ quan CSGT để rút hồ sơ gốc
- Cảnh giác với các hành vi “móc nối” đòi phí không chính thức
- Yêu cầu biên lai thu phí đối với các dịch vụ công chứng, chứng thực
5. Xử lý các trường hợp đặc biệt khi rút hồ sơ gốc
5.1. Xe mất giấy tờ hoặc biển số
Trường hợp mất Giấy đăng ký xe:
- Bước 1: Làm đơn trình báo mất giấy tờ tại Công an xã/phường nơi cư trú
- Bước 2: Nộp hồ sơ xin cấp lại Giấy đăng ký xe tại Phòng CSGT
- Bước 3: Sau khi có Giấy đăng ký xe mới thì mới thực hiện thủ tục rút hồ sơ gốc
Trường hợp mất biển số:
- Trình báo với cơ quan Công an nơi gần nhất
- Làm đơn đề nghị cấp lại biển số
- Nộp phí theo quy định: 320.000 đồng/bộ biển số
Trường hợp mất cả giấy tờ và biển số:
- Thực hiện tuần tự các thủ tục trên
- Có thể mất 5-7 ngày làm việc để hoàn tất
- Chi phí ước tính: 500.000 – 700.000 đồng
5.2. Xe mua trả góp chưa hoàn tất
Đối với xe đang trong thời gian trả góp, cần có sự đồng ý của ngân hàng hoặc tổ chức tín dụng:
Quy trình thực hiện:
- Liên hệ ngân hàng: Thông báo dự định chuyển quyền sở hữu xe
- Xin giấy chấp thuận: Ngân hàng cấp giấy xác nhận đồng ý cho phép chuyển quyền sở hữu
- Thanh toán dư nợ: Thực hiện thanh toán hết số tiền còn nợ (nếu yêu cầu)
- Rút hồ sơ gốc: Thực hiện thủ tục bình thường kèm giấy chấp thuận của ngân hàng
Giấy tờ bổ sung cần thiết:
- Giấy chấp thuận của ngân hàng/tổ chức tín dụng
- Hợp đồng tín dụng gốc
- Biên bản bàn giao tài sản đảm bảo (nếu có)
5.3. Chủ xe không thể trực tiếp thực hiện thủ tục
Trường hợp ủy quyền cho người khác:
Giấy tờ cần chuẩn bị:
- Giấy ủy quyền có công chứng, chứng thực
- CMND/CCCD của cả người ủy quyền và người được ủy quyền
- Toàn bộ hồ sơ như quy định
Nội dung giấy ủy quyền phải ghi rõ:
- Họ tên, địa chỉ của người ủy quyền và người được ủy quyền
- Nội dung công việc được ủy quyền cụ thể
- Thời hạn hiệu lực của giấy ủy quyền
- Chữ ký của người ủy quyền
Trường hợp chủ xe đã mất:
Người thừa kế hợp pháp cần chuẩn bị:
- Giấy chứng tử của chủ xe cũ
- Giấy chứng nhận quyền thừa kế có công chứng
- Giấy tờ tùy thân của người thừa kế
- Các giấy tờ khác theo quy định
Lưu ý pháp lý quan trọng:
- Giấy ủy quyền phải được công chứng, chứng thực
- Người được ủy quyền phải đầy đủ 18 tuổi và có năng lực hành vi dân sự
- Thời hạn hiệu lực của giấy ủy quyền không quá 12 tháng
