Thủ Tục Bán Xe Ô Tô: Hướng Dẫn Toàn Diện 2025

Hướng dẫn toàn diện thủ tục bán xe ô tô tại Việt Nam năm 2025. Tìm hiểu các quy định mới nhất, giấy tờ cần thiết, quy trình công chứng, sang tên, nộp thuế, lệ phí, cách bàn giao xe an toàn và các lưu ý quan trọng. Tránh rủi ro và phạt hành chính khi bán xe đúng pháp luật.

Nội Dung

I. Tổng Quan & Ý Nghĩa Pháp Lý

Bán xe ô tô không chỉ đơn thuần là giao dịch trao đổi tài sản mà còn là quá trình chuyển giao trách nhiệm pháp lý giữa người bán và người mua. Việc tuân thủ đầy đủ các thủ tục pháp lý không chỉ bảo vệ quyền lợi của cả hai bên mà còn đảm bảo tính hợp pháp của phương tiện trong suốt quá trình lưu thông.

Thủ tục bán xe ô tô

Cập nhật quy định mới nhất 2025:

Áp dụng hệ thống đăng ký xe trực tuyến toàn quốc, giảm thời gian xử lý xuống còn 1-2 ngày làm việc
Miễn công chứng hợp đồng mua bán đối với xe chính chủ bán cho người thân (vợ, chồng, con ruột)
Tăng mức phí sang tên đối với xe trên 10 năm sử dụng để khuyến khích đổi mới phương tiện
Chấp nhận định danh điện tử (VNeID) thay thế cho CCCD và hộ khẩu giấy

Hệ quả pháp lý nếu không làm đúng quy trình:

Người bán vẫn phải chịu trách nhiệm pháp lý về các vi phạm giao thông, thuế, phí liên quan đến xe
Rủi ro tranh chấp tài sản, đặc biệt khi xe gặp tai nạn hoặc liên quan đến vụ kiện
Phạt hành chính từ 4-6 triệu đồng cho hành vi không làm thủ tục sang tên đổi chủ đúng thời hạn
Không thể hoàn tất các thủ tục bảo hiểm, đăng kiểm và các giao dịch pháp lý liên quan đến xe

II. Chuẩn Bị Giấy Tờ Trước Khi Bán Xe

A. Danh sách giấy tờ bắt buộc

Đối với cá nhân:

Giấy đăng ký xe bản gốc (không chấp nhận bản photo công chứng)
Sổ đăng kiểm còn hiệu lực (tối thiểu 1 tháng trước khi hết hạn)
Chứng minh nhân dân/CCCD của chủ xe (bản gốc còn hiệu lực)
Giấy xác nhận cư trú điện tử hoặc Sổ hộ khẩu/KT3 (có thể thay thế bằng VNeID mức 2)
Giấy đăng ký kết hôn (nếu xe là tài sản chung vợ chồng, cần có sự đồng ý của cả hai)
Giấy tờ bảo hiểm TNDS còn hiệu lực
Hóa đơn/chứng từ mua bán xe ban đầu (nếu có)
Biên lai nộp lệ phí trước bạ và thuế khi mua xe
Hợp đồng mua bán xe theo mẫu mới nhất (2025)
Những giấy tờ bắt buộc

Đối với doanh nghiệp:

Tất cả giấy tờ như cá nhân, cộng thêm:
Giấy phép kinh doanh/Giấy ĐKKD có đóng dấu (không quá 3 tháng)
Giấy giới thiệu và ủy quyền của người đại diện pháp luật
Quyết định bán tài sản của công ty (có đóng dấu)
Mã số thuế doanh nghiệp

B. Kiểm tra tình trạng pháp lý của xe

Trước khi bán, cần kiểm tra kỹ các yếu tố sau:

Số khung, số máy: Đối chiếu thực tế với giấy tờ đăng ký
Kiểm tra vi phạm giao thông: Tra cứu phạt nguội tại cổng thông tin Cục CSGT hoặc ứng dụng VNeID
Kiểm tra tình trạng thế chấp, cầm cố: Xác nhận với ngân hàng về việc giải chấp hoàn toàn
Kiểm tra hạn đăng kiểm: Đảm bảo còn thời gian đủ để hoàn tất thủ tục

C. Hồ sơ bổ sung với các trường hợp đặc biệt

Trường hợp xe đã thế chấp:

Giấy xác nhận giải chấp/tất toán khoản vay từ ngân hàng
Biên bản thu hồi đăng ký xe thế chấp từ cơ quan đăng ký

Trường hợp xe thừa kế:

Di chúc hoặc văn bản phân chia di sản thừa kế
Giấy chứng tử của chủ xe cũ
Xác nhận quyền thừa kế hợp pháp

Trường hợp mất giấy tờ gốc:

Giấy xác nhận mất giấy tờ có xác nhận của công an phường/xã
Đơn đề nghị cấp lại giấy đăng ký xe
Biên bản xác minh của cơ quan công an (nếu cần)

III. Quy Trình Thủ Tục Bán Xe Ô Tô Từng Bước

A. Công Chứng Hợp Đồng Mua Bán Xe

Vai trò của công chứng:

Xác nhận tính hợp pháp của giao dịch mua bán
Làm căn cứ pháp lý để chuyển quyền sở hữu xe
Giảm thiểu rủi ro tranh chấp sau giao dịch

Quy trình công chứng:

Chuẩn bị hợp đồng mua bán theo mẫu (có thể lấy tại phòng công chứng hoặc tải mẫu trực tuyến)
Lập lịch hẹn với phòng công chứng (có thể đặt lịch trực tuyến tại các phòng công chứng lớn)
Cả người mua và người bán cùng có mặt với đầy đủ giấy tờ
Công chứng viên kiểm tra giấy tờ, xác minh danh tính các bên
Ký hợp đồng trước mặt công chứng viên
Nhận hợp đồng đã công chứng (thường 3-5 bản)
Quy trình công chứng bán xe ô tô

Chi phí công chứng 2025:

Phí công chứng: 0.1% giá trị hợp đồng (tối thiểu 50.000đ, tối đa 10 triệu đồng)
Phí chứng thực chữ ký: 20.000-30.000 đồng/trường hợp
Phí sao y bản chính: 5.000-10.000 đồng/trang

Địa điểm thực hiện công chứng:

Phòng công chứng nhà nước: Thường có mức phí ổn định theo quy định
Phòng công chứng tư nhân: Linh hoạt thời gian, có thể hỗ trợ dịch vụ tận nơi

B. Nộp Thuế, Lệ Phí Liên Quan

Hướng dẫn nộp lệ phí trước bạ:

Tải mẫu tờ khai lệ phí trước bạ từ Cổng thông tin điện tử Tổng cục Thuế hoặc tại Chi cục Thuế
Điền đầy đủ thông tin theo mẫu 01/LPTB
Nộp tại Chi cục Thuế nơi đăng ký xe mới hoặc qua cổng dịch vụ công trực tuyến
Nhận biên lai nộp lệ phí trước bạ

Mức thuế, lệ phí 2025:

Lệ phí trước bạ: 2% giá trị xe đối với xe đăng ký lần đầu tại các tỉnh thành phố lớn (Hà Nội, TP.HCM, Hải Phòng, Đà Nẵng, Cần Thơ); 1% đối với các tỉnh khác
Lệ phí trước bạ đối với xe sang tên lần thứ 2 trở đi: 1% giá trị xe

Trường hợp miễn/giảm:

Xe chuyển nhượng giữa vợ chồng, cha mẹ đẻ với con đẻ: Miễn lệ phí trước bạ nhưng vẫn phải kê khai
Xe được tặng cho từ các tổ chức phúc lợi xã hội được công nhận
Xe của người khuyết tật (theo quy định)

C. Thực Hiện Transfer/Sang Tên Đổi Chủ

Chuẩn bị hồ sơ tại Phòng CSGT:

Đơn đề nghị sang tên, di chuyển xe (theo mẫu)
Giấy đăng ký xe (bản chính)
Hợp đồng mua bán xe đã công chứng
Chứng từ nộp lệ phí trước bạ
CCCD/CMND của người mua và người bán
Giấy tờ xác nhận địa chỉ nơi cư trú

Quy trình sang tên tại Phòng CSGT:

Nộp hồ sơ và biển số xe (nếu đăng ký mới tại tỉnh/thành khác)
Được cấp Phiếu hẹn nhận kết quả
Đóng lệ phí sang tên, đổi chủ
Nhận Giấy đăng ký xe mới theo lịch hẹn

Quy trình sang tên tại Phòng CSGT

Thời hạn quy định 2025:

Người bán: Phải làm thủ tục sang tên trong vòng 30 ngày kể từ ngày công chứng hợp đồng
Người mua: Đăng ký xe trong vòng 30 ngày kể từ khi nhận xe và giấy tờ hợp lệ

D. Rút Hồ Sơ Gốc Đối Với Xe Khác Tỉnh

Khi bán xe cho người ở khác tỉnh/thành, cần thực hiện thủ tục rút hồ sơ gốc:

Quy trình rút hồ sơ gốc:

Chuẩn bị đơn đề nghị rút hồ sơ (theo mẫu)
Nộp kèm bản sao hợp đồng mua bán xe công chứng
Nộp lại biển số và giấy đăng ký xe tại Phòng CSGT nơi đã đăng ký xe
Đóng lệ phí rút hồ sơ
Nhận Phiếu di chuyển xe và hồ sơ gốc

Phí và lệ phí:

Lệ phí rút hồ sơ: 100.000-200.000 đồng (tùy địa phương)
Thời gian xử lý: 1-3 ngày làm việc

Cách kiểm tra trạng thái hồ sơ:

Truy cập cổng thông tin của Cục CSGT tại website chính thức
Tra cứu bằng số phiếu di chuyển hoặc biển số xe
Hoặc gọi điện trực tiếp đến Phòng CSGT nơi làm thủ tục

E. Đăng Kiểm, Đổi Sổ Lưu Hành

Đối với xe bán khác tỉnh:

Mang xe cùng hồ sơ gốc đến Trung tâm Đăng kiểm tại địa phương mới
Tiến hành kiểm định kỹ thuật và đánh giá khí thải
Nộp lệ phí đăng kiểm và cấp tem mới
Nhận Giấy chứng nhận kiểm định mới và dán tem kiểm định

Chi phí đăng kiểm 2025:

Xe dưới 10 chỗ: 240.000-320.000 đồng
Xe từ 10-25 chỗ: 320.000-400.000 đồng
Phí cấp giấy chứng nhận và tem: 50.000-70.000 đồng

Lưu ý quan trọng:

Xe cần đảm bảo tình trạng kỹ thuật tốt trước khi đưa đi đăng kiểm
Nếu xe đã quá hạn đăng kiểm, có thể bị phạt từ 2-4 triệu đồng
Có thể đặt lịch đăng kiểm online để tiết kiệm thời gian chờ đợi

IV. Cách Bàn Giao Xe & Kinh Nghiệm Thực Tế Khi Bán Xe

Checklist bàn giao xe:

Giấy tờ cần bàn giao:

Giấy đăng ký xe (sau khi hoàn tất thủ tục sang tên)
Giấy chứng nhận kiểm định còn hiệu lực
Hóa đơn VAT gốc (nếu có)
Sổ bảo hành và lịch sử bảo dưỡng
Biên lai đóng bảo hiểm còn hiệu lực
Hướng dẫn sử dụng xe và bảo trì
Phiếu bảo hành các thiết bị lắp thêm (nếu có)
Quy trình bàn giao xe

Vật dụng kèm theo xe:

Bộ chìa khóa chính và phụ
Chìa khóa chống trộm (nếu có)
Bộ dụng cụ sửa chữa cơ bản
Lốp dự phòng, kích xe, cờ lê
Phụ kiện đi kèm (nếu có)

Kinh nghiệm phòng tránh rủi ro:

Trước khi bàn giao:

Chụp ảnh toàn bộ xe (ngoại thất, nội thất, số km) làm bằng chứng
Xóa dữ liệu cá nhân khỏi các thiết bị kết nối
Hủy đăng ký các dịch vụ thu phí tự động (như ETC, trạm thu phí)
Kiểm tra và thanh toán hết các khoản phạt nguội liên quan đến xe

Khi bàn giao:

Lập biên bản bàn giao chi tiết, ghi rõ tình trạng xe và các vật dụng kèm theo
Chốt số km tại thời điểm giao xe trên biên bản
Cả hai bên cùng ký xác nhận, mỗi bên giữ một bản
Nên có người làm chứng hoặc quay video quá trình bàn giao

Sau khi bàn giao:

Giữ lại bản sao công chứng hợp đồng mua bán
Theo dõi việc hoàn tất thủ tục sang tên của người mua
Kiểm tra xác nhận việc sang tên hoàn tất trên hệ thống
Lưu giữ biên lai, chứng từ chuyển tiền ít nhất 5 năm

V. Quy Định Đặc Biệt

A. Bán xe cho tổ chức, người nước ngoài

Đối với người nước ngoài:

Hộ chiếu còn hiệu lực (bản gốc và bản dịch công chứng)
Thị thực hoặc thẻ tạm trú còn thời hạn tối thiểu 6 tháng
Giấy chứng nhận đăng ký tạm trú tại Việt Nam
Giấy phép lao động hoặc chứng nhận công tác (nếu có)
Hợp đồng mua bán phải được dịch sang tiếng Anh hoặc tiếng mẹ đẻ của người mua

Đối với tổ chức nước ngoài:

Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh tại Việt Nam
Giấy phép hoạt động của tổ chức
Giấy ủy quyền cho người đại diện ký hợp đồng
Các giấy tờ cần hợp pháp hóa lãnh sự nếu xuất phát từ nước ngoài

B. Xe đứng tên công ty/doanh nghiệp

Quy trình nội bộ:

Ra quyết định bán tài sản (xe) theo quy định điều lệ công ty
Ủy quyền người đại diện thực hiện giao dịch
Chuẩn bị con dấu công ty và các giấy tờ pháp lý

Giấy tờ đặc thù:

Quyết định bán xe có chữ ký người đại diện pháp luật và đóng dấu
Giấy giới thiệu hoặc ủy quyền cho người thực hiện giao dịch
Biên bản họp hội đồng quản trị/thành viên (nếu là tài sản lớn)
Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (bản sao công chứng không quá 3 tháng)

C. Trường hợp xe mất giấy tờ, xe thuộc tài sản thừa kế, ủy quyền

Xe mất giấy tờ:

Trình báo mất giấy tờ với cơ quan công an
Xin cấp lại giấy đăng ký xe tại nơi đã đăng ký
Nộp lệ phí cấp lại (200.000-500.000 đồng)
Thời gian xử lý: 7-15 ngày làm việc
Thủ tục xin cấp giấy tờ xe bị mất

Xe thuộc tài sản thừa kế:

Chuẩn bị văn bản phân chia di sản thừa kế (có công chứng)
Giấy chứng tử của chủ xe gốc
Làm thủ tục sang tên theo quy trình thông thường với bổ sung giấy tờ thừa kế

Xe ủy quyền:

Giấy ủy quyền phải công chứng, nêu rõ phạm vi ủy quyền
Người được ủy quyền phải mang CCCD/CMND khi thực hiện giao dịch
Giấy ủy quyền có thời hạn tối đa 1 năm

VI. Lệ Phí, Thời Hạn & Điều Kiện Phạt

Bảng tổng hợp lệ phí (2025)

Công chứng hợp đồng: 0.1% giá trị xe (tối đa 10 triệu) – Nơi nộp: Phòng công chứng
Lệ phí trước bạ: 2% giá trị xe (thành phố lớn), 1% (tỉnh khác) – Nơi nộp: Chi cục Thuế
Phí sang tên trong cùng tỉnh: 150.000-200.000đ – Nơi nộp: Phòng CSGT
Phí sang tên khác tỉnh: 200.000-250.000đ – Nơi nộp: Phòng CSGT
Phí rút hồ sơ gốc: 100.000-200.000đ – Nơi nộp: Phòng CSGT
Phí cấp biển số mới: 150.000-200.000đ – Nơi nộp: Phòng CSGT
Đăng kiểm xe dưới 10 chỗ: 240.000-320.000đ – Nơi nộp: Trung tâm đăng kiểm

Thời hạn hoàn thành thủ tục

Bên bán:

Công chứng hợp đồng: Ngay khi thỏa thuận
Nộp thuế, lệ phí: 10 ngày từ khi ký hợp đồng
Làm thủ tục sang tên: 30 ngày từ khi ký hợp đồng

Bên mua:

Đăng ký xe mới: 30 ngày từ khi nhận xe
Đăng kiểm lại (nếu cần): Theo thời hạn trên giấy chứng nhận
Mua bảo hiểm TNDS: Trước khi đưa xe vào sử dụng

Mức phạt nếu vi phạm

Không làm thủ tục sang tên đúng hạn:

Cá nhân: 2-4 triệu đồng
Tổ chức: 4-6 triệu đồng

Không làm thủ tục đăng ký xe:

Cá nhân: 4-6 triệu đồng
Tổ chức: 6-8 triệu đồng

Điều khiển xe chưa sang tên đổi chủ:

Phạt tiền: 800.000-2.000.000 đồng
Tạm giữ phương tiện: 1-7 ngày

VII. Hỏi Đáp & Lưu Ý Thực Tế

Các câu hỏi thường gặp:

1. Tôi có thể bán xe khi xe đang thế chấp ngân hàng không?

Bạn không thể bán xe đang thế chấp nếu không giải chấp trước. Cần liên hệ ngân hàng để hoàn tất thủ tục giải chấp, lấy giấy xác nhận giải chấp trước khi thực hiện bán xe.

2. Nếu người mua không làm thủ tục sang tên, tôi có bị ảnh hưởng gì không?

Có, bạn vẫn phải chịu trách nhiệm về mọi vi phạm liên quan đến xe, các khoản phí, thuế phát sinh. Nên ghi rõ trách nhiệm sang tên trong hợp đồng và theo dõi việc thực hiện.

3. Có cần đưa xe đi đăng kiểm lại trước khi bán không?

Không bắt buộc nếu giấy đăng kiểm vẫn còn hiệu lực. Tuy nhiên, nếu gần hết hạn, việc đăng kiểm trước sẽ tăng giá trị xe và tạo thiện cảm với người mua.

4. Bán xe cũ có phải đóng thuế thu nhập không?

Nếu bán xe với giá cao hơn giá mua ban đầu (có lãi), về nguyên tắc phải kê khai thuế thu nhập. Tuy nhiên, xe cá nhân sử dụng trên 1 năm thường được miễn thuế TNCN.

5. Tôi đã mất bản gốc giấy đăng ký xe, quy trình bán xe sẽ ra sao?

Cần làm thủ tục cấp lại giấy đăng ký xe tại nơi đăng ký ban đầu. Sau khi có giấy đăng ký mới, thực hiện quy trình bán xe như thông thường.

Lưu ý quan trọng:

An toàn giao dịch:

Ưu tiên giao dịch tại ngân hàng để đảm bảo việc thanh toán
Xác minh danh tính người mua qua CCCD hoặc ứng dụng VNeID
Không giao xe và giấy tờ gốc khi chưa nhận đủ tiền
Hủy đăng ký các dịch vụ thu phí tự động (như ETC, trạm thu phí)
Kiểm tra và thanh toán hết các khoản phạt nguội liên quan đến xe
An toàn khi giao dịch mua bán ô tô

Phòng tránh lừa đảo:

Kiểm tra kỹ giấy tờ tùy thân của người mua
Đề phòng séc không đủ khả năng thanh toán hoặc chuyển khoản giả
Cảnh giác với đề nghị đặt cọc quá thấp hoặc giao xe trước khi thanh toán đủ
Không ký giấy tờ trắng hoặc biên nhận không ghi rõ số tiền

Check-list khi thực hiện thủ tục:

Kiểm tra tình trạng phạt nguội
Chuẩn bị đầy đủ giấy tờ xe và cá nhân
Làm hợp đồng mua bán và công chứng
Nộp lệ phí trước bạ và thuế (nếu có)
Thực hiện sang tên/rút hồ sơ gốc
Lập biên bản bàn giao xe chi tiết
Theo dõi việc hoàn tất thủ tục sang tên
Kiểm tra xác nhận việc sang tên hoàn tất trên hệ thống
Lưu trữ hồ sơ, chứng từ giao dịch

IX. Danh sách địa chỉ cơ quan

Hà Nội:

Phòng CSGT: 87 Trần Hưng Đạo, Hoàn Kiếm | Tel: 024.3825.6562
Chi cục Thuế: 20 Thụy Khuê, Tây Hồ | Tel: 024.3734.5678
Trung tâm Đăng kiểm: 454 Phạm Văn Đồng, Bắc Từ Liêm | Tel: 024.3552.4560

TP. Hồ Chí Minh:

Phòng CSGT: 268 Trần Hưng Đạo, Quận 1 | Tel: 028.3920.7611
Chi cục Thuế: 63 Võ Thị Sáu, Quận 1 | Tel: 028.3829.8700
Trung tâm Đăng kiểm: 464 Kinh Dương Vương, Quận Bình Tân | Tel: 028.3754.3440

Đà Nẵng:

Phòng CSGT: 47 Lê Duẩn, Hải Châu | Tel: 0236.3821.248
Chi cục Thuế: 185 Lê Lợi, Hải Châu | Tel: 0236.3889.520
Trung tâm Đăng kiểm: 42 Duy Tân, Hải Châu | Tel: 0236.3752.666

Với bộ hướng dẫn toàn diện này, chúng tôi hy vọng quá trình bán xe ô tô của bạn sẽ diễn ra suôn sẻ, an toàn và đúng quy định pháp luật. Hãy lưu lại bài viết này để tham khảo khi cần thiết trong quá trình thực hiện các thủ tục bán xe ô tô của mình.

Các tin khác